HetlevikAlliansen
Org. nr. 980 169 391
Tirsdag den 8.april kl. 1800 i Leggesalen
Saksliste:
1. Åpning
2. Konstituering
3. Styrets beretning
4. Regnskap
5. Innkomne saker
6. Godkjenning av Utleieregler
7. Godkjenning av leiekontrakter og utleiesatser
8. Godkjenning av nye satser for renhold(Hetlevik Musikklag)
9. Fastsetting av timeverdi ved dugnadsarbeid som gir rett til andeler
10. Planer og budsjett
11. Valg
Følgende har møterett på generalforsamlingen:
· Medlemmer av Hetlevik Musikklag
· Medlemmer av Hetlevik Idrettslag
· Medlemmer av Hetlevik Skolekorps
· Andelshavere (Personer som har kjøpt eller opparbeidet andeler i HetlevikAlliansen)
Tilstedeværende med møterett har 1 stemme hver.
Ungdom har stemmerett fra og med det året de fyller 16 år.
Sak 1: Åpning
Sak 2: Konstituering
HetlevikAlliansen avholdt generalforsamling 22. febr. 2006
Følgende styre ble valgt:
Leder: Roald J. Larsen
Nestleder: Irene Nilsen
Styremedlem: Elias Eriksen
Varamedlem: Asle Indrevær
Varamedlem: Jonas Torsvik
Eierlagenes representanter til styret:
Styremedlem: Rolf Paulsen (HIL)
Styremedlem: Irene Nilsen (HML)
Styremedlem: Ove Edvardsen(HSK)
Øvrige verv:
Revisorer: Oskar Karlsen
Per Ove Meyer
Valgkomité: Lederne i eierlagene
Det vises for øvrig til referat fra generalforsamlingen.
Styremøter:
Styret har i perioden avholdt 9 styremøter. I tillegg har styret hatt jevnlig dialog på mail og i forbindelse med dugnadene. Varamedlemmene har vært innkalt og har delvis deltatt på styremøtene.
Det foreligger referat fra disse. Av de viktigste sakene som er behandlet kan nevnes:
· Økonomi
· Låneopptak
· Utbygging av Kulturfabrikken Marina
· Bygging av kai i sør ende av fabrikken
· Daglig drift og utleie av Kulturfabrikken
· Utnyttelse av lokalene i 1. etasje, valg av løsning
· Utleie av kjøkken, kai og lagerlokaler
· Planer, fremdrift, dugnad etc
· Planlegging og søknad om utlegging av nye flytebrygger
Det pågående byggarbeidet i fabrikken har vært ledet av:
Styret og byggeleder Arve Nikolaisen.
Alf Rasmussen og Bjørn Paulsen har vært ansvarlig for elektrisk anlegg.
Jan A Antonsen, Andre Hella og Nils Helge Salomonsen har utført rørleggerarbeid.
Frivillighetsprisen 2006
HetlevikAlliansen fikk Askøy Kommunes Frivillighetspris i 2006.
Prisen, en vakker utskjæring laget av kunstneren Berg? er plassert i foajeen. Odd Inge Soltvedt har laget en fin monter hvor prisen er plassert.
Utlegging av flytebrygger:
Styret besluttet på sitt første styremøte i 2006 å prioritere utlegg av flytebrygger.
Innhenting av anbud på uteliggere:
Rolf Paulsen og Arve Nikolaisen har på Styrets vegne hentet inn anbud og forestått bestilling av uteliggere til bryggene.
Låneopptak:
På grunn av store kostnader i forbindelse med utlegg av flytebrygger med tilhørende uteliggere vedtok Styret i mars 2006 å øke eksisterende lån fra ca kr. 300.000 til kr. 500.000.
Nytt låneopptak ble foretatt våren 2007. Lånet ble da øket fra ca.kr.450.000 til kr. 1000000.-
Kulturfabrikken Marina.
Styret har vedtatt at navn på marina skal være Kulturfabrikken Marina.
Utleieregler – Havneregler.
Det er utarbeidet Utleieregler/Havneregler for Kulturfabrikken Marina som er vedtatt i Styret den 19.03.2006 og senere med endringer etter forslag fra Jonas B. Torsvik i 30.01.2007.
I henhold til utleiereglenes § 17 skal endringer godkjennes av Alliansen's generalforsamling.
Utleie/Havnereglene er i tråd med hva tilsvarende marinaer benytter og tilpasset vår virksomhet.
(Utleie/Havneregler er vedlagt Årsberetningen som vedlegg 1.)
Fastsettelse av innskudd i bryggeanlegg.
Styret har vedtatt at anlegget skal være innskuddbasert. Det er utarbeidet retningslinjer for dette.
Innskudd pr. båtplass er fastsatt til kr. 10.000.-.
Fem personer har redusert innskudd ihht. utleieregler som er fastsatt den 19.03 2006 med endring 30.01.07
Redusert innskudd og leie gjelder kun privat andelshaver med minst 10 andeler.
Disse andelene må være opparbeidet gjennom ordinær dugnad (ikke havnedugnad). Redusert innskudd kan kun oppnås for 1 båtplass. På grunn av anstrengt økonomi har styret vedtatt at inntil videre må private andelshavere som har rett til redusert innskudd betale inn kr. 7500.- ved tildeling av båtplass, beløpet betales tilbake fullt ut innen 3 år.
Dette betyr at de som har betalt reduserte innskudd skal tilbakebetales dette sommeren 2009.
Markedsføring av brygger:
I forbindelse med bygging av bryggeanlegg ble det besluttet at dette først skulle markedsføres på bygden. Elias Eriksen har stått for markedsføringen og samtlige husstander på Hetlevik fikk tilbud om plass i anlegget. Tilbudet ble sendt ut to ganger. En av årsakene til dette var at vi ønsket å ha flest mulig fra Hetlevik grunnet parkeringsmuligheter.
Brygge anlegget ble kjapt fulltegnet og i dag er det ventelister for plass i anlegget.
Støping av flytebrygger:
I forbindelse med utlegg av marina ble det inngått en avtale med Svein Hol om at vi kunne få støpe flytebryggene til anlegget på dugnad. Dette sparte oss for store utgifter.
Til sammen er det støpt 11 flytebrygger, 5 - 10’metere og 6 - 12,5’ metere.
Dugnadsarbeidet med støping har vært ledet av Asle Indrevær/Frode Salomonsen og Bjarte Indrevær/Jonas Torsvik. Det ble nedlagt en stor dugnadsinnsats i forbindelse med støpingen.
Støping av lodd til forankring av brygger:
Ove Salamonsen har bidratt vederlagsfritt med alle lodd som vi har brukt til forankring.
Utlegg/ montering av flytebrygger:
Utlegg og montering av flytebryggene krevde stor dugnadsinnsats.
I 2006 ble det lagt ut 40 meter med flytebrygger. (4stk a10meter). Dette ga oss plass til 22 båter.
Styret besluttet i januar 2007 at bryggeanlegget skulle bygges ut og at det skulle støpes 6 brygger a 12,5 meter. Totalt har det gitt oss mulighet til 68 båtplasser i anlegget.
Utpeking av Havnesjef
Styret har utpekt Jonas B. Torsvik som Havnesjef med Bjarte Indrevær som ass. Havnesjef.
Ny kai i sør:
I perioden er det blitt bygget ny kai i sør av vår eiendom. Et imponerende stykke arbeid er blitt utført av byggeleder Arve Nikolaisen og hans medhjelpere. Chr. Børs har nå fått plass på denne siden av bygget og vil når fryserom er ferdigstilt få egen inngang til bygg fra sør side.
Kaikran:
Kaikran ble ble innkjøpt og installert 1 kvartal 2006. Denne har vært til god hjelp for oss i forbindelse med arbeid som er utført i perioden. Kai kran er godkjent og sertifisert for 2,5 tonn.
Kun sertifisert personell har anledning til å kjøre kran.
Det er fastsatt pris på kr. 600 for opptak av båt. For øvrig har styret bestemt følgende:
Kranførere :
Kan ta opp egen båt uten omkostninger.Kan også ta opp båt til foreldre / egne barn uten omkostninger
Dugnadsarbeidere:
De som har mer enn 400 timer dugnad skal kunne ta opp egen båt uten omkostninger .
Kranførerkurs:
Personell som betjener kai kran har blitt kurset i kjøring av kran. Til sammen 8 personer har gjennomgått dette kurset og har sertifikat på at de er skikket til kjøring av kran.
Pris for strøm båter:
Styret har vedtatt at båter som benytter strøm i bryggeanlegget skal betale gjennomsnitt pris på strøm gjennom sesongen + 25%
Vinterlagring av båter i hall:
Styret har sjekket priser og vedtatt at det skal betales kr.150 pr. fot for vinterlagring av båter i hall.
Utleie av kaiplass:
DKM Bergen (Chr. Børs) har i hele perioden leid ca 20 m kaiplass samt 50kvm lager.
Et privat båtsameie har frem til sommeren 2006 leid ca 20 m kaiplass. Avtalen med båtsameie opphørte i forbindelse med oppstart av utlegg av flytebrygger.
Leie for Chr. Børs ble øket fra kr.1200 til 2000 pr. mnd fra 01.01.2007.
Utleie av lokaler:
Styret besluttet i mars måned 2006 å leie ut kjøkken for en periode på ca. 9.mnd.
Leieforholdet er blitt forlenget og vil vare frem til våren. I forbindelse med utleie måtte kjøkken godkjennes av Mattilsynet. I denne forbindelse måtte det installeres hette for uttrekk over komfyr og utslagsvask.Dette ble gjort og kjøkkenet har i dag slik godkjennelse.
Utleie av kjøkken har gitt oss leieinntekter på Kr. 4000 pr. mnd. inkl. strøm.
Utleie av lager:
Det er inngått avtaler om utleie av lokaler. Et firma leier ca.100kvm i hovedetasje til lager.
Privatpersoner leier rom i tårnet til lager. Inntekter fra lagerutleie beløper seg samlet til
kr. 3500.- pr. mnd.
Avtaler:
Det er inngått avtale med Arvid Orvedal Gnr.13 bnr. 443 vedr. fri båtplass i flytebryggeanlegget ved Kulturfabrikken.( Avtalen er vedlagt Årsberetningen som vedlegg 2.)
Det er inngått avtale mellom HetlevikAlliansen (HA) og Edvin Eriksen vedr. utlegg av flytebrygge fra kai på HA eiendom i sør.( Avtale er vedlagt Årsberetning som vedlegg 3.)
Det er inngått avtale mellom HA og Askøy Energi vedr. Trafostasjon i Småvågen. HA er tilbudt kr. 20.000 for oppussing av trafostasjon.
Det er inngått leie avtale med Ørjan kristoffersen om leie av lokale i hovedetasje.
Det er inngått leieavtale med Tor Bjarte Jakobsen om leie av lokale i tårn.
Det er inngått leieavtale med Lekkert & Godt om leie av kjøkken. Leieavtalen går snart til utløp.
DKM Bergen har vært leietakere hos oss i flere år. Det er ikke utferdiget skriftlig avtale på leieforholdet.
Hetlevik Dampskipskai:
Initiativ til å bygge Dampskipskaien ble tatt i 1920-årene av diverse oppsittere i Hetlevik. Etter allmannamøte 30. mai 1927 ble det gitt mulighet for flere til å tegne andeler i kaien.
Formelt ble eiendommen overdratt fra Mikal Paulsen Hetlevik til Interessentskabet Hetlevik Dampskips brygge i mai 1993.
Siste styre av kaien ble konstituert i 1966, eneste gjenlevende medlem av dette styret er Gunnar Torsvik. Alle de gamle eierne er døde, noen andeler er overført til etterkommere som også er døde slik at det kun er et fåtall som i dag kan hevde å ha rettmessige andeler i Dampskipskaien.
HetlevikAlliansen har i notat fra Gunnar Torsvik fått mulighet til å overta Dampskipskaien med de plikter og rettigheter dette medfører. Dette på bakgrunn av at han sammen med flere etterkommere av andelseiere har et ønske om at kaien igjen skal bli opprustet og ivaretatt slik at dette kommer Hetleviks innbyggere til gode. Alliansen må selv påtar seg de foremelle juridiske undersøkelser og kostnader en slik overføing vil medføre.
Styret v/ leder har vært i kontakt med jurister og innhentet råd og veiledning for videre saksgang.
Konklusjon fra vurdering er entydig.
Det vil være både tid og kostnadskrevende å gå videre med denne sak. I følge jurist må hver enkelt andelshaver i HD gi sin fullmakt til å overdra HD til HA.
De fleste opprinnelige andelseiere i HD er døde. Andelsparten er sannsynligvis gått i arv og det er veldig mange som nå er eiere uten at de kanskje vet om det. Det vil bli et stort arbeid å finne ut av dette. Styret har derfor besluttet å skrinlegge arbeid med overdragelse av HD til HA.
Lakking av gulv i Leggesal:
Gulvet i Leggesal ble lakket på nytt i september måned 2006. Gulvet var da ganske slitt og det var behov for sliping og lakking.
Bruk og utleie av Storsalen:
Storsalen brukes fast i ukedagene av idrettslaget, musikklaget og skolekorpset. Eierlagene betaler ikke leie for bruken på ukedagene. Lagene bruker også salen til sine arrangementer, f.eks. konserter, basarer, julebord, lagsfester etc. For slike arrangementer betales reduserte leiesatser.
I tillegg leies salen ut til andre lag og privatpersoner til forskjellige formål.
Bruk og utleie av Småsalen:
Småsalen benyttes i all hovedsak til interne møter og leies ut til privatpersoner i forbindelse med selskaper fra ca 30 til 75 personer.
Renhold av Fabrikken:
Leietakerne er selv ansvarlig for renhold etter utleie.
Det er inngått avtale med Hetlevik Musikklag om ukentlig renhold av fabrikken.
Otto Paulsen er musikklagets ansvarshavende og har i praksis utført jobben for musikklaget.
HA betaler musikklaget kr. 600,- pr uke for arbeidet.
Otto har gjort en veldig god jobb og har ved flere anledninger måtte ettervaske etter leietakere som har lånt Leggesal.
Utleie av selskapslokaler:
Ove Edvardsen har i hele perioden vært ansvarlig for all ekstern utleie av selskapslokalene.
Det har vært god etterspørsel og stigende interesse for leie til private selskaper.
Det har ved flere anledninger kommet klager fra naboer på forhold knyttet til utleie.
Det er nedlagt forbud mot utleie til ungdom under 25 år.
I den senere tid har lokalene vært utleid til ungdomsfester som har utviklet seg svært så negativt.
Det har blitt avkrevd inngangspenger og antall festdeltakere har vært mellom 60-80.
Lokalene har etter festen vært tilgriset og ute området har sett svært dårlig ut.
Dette fører til negativ omtale av Kulturfabrikken. Kulturfabrikken fortjener ikke dette.
Styret har nedlagt forbud til utleie av slike arrangementer.
Sommeren 2007 ble inventarliste for kjøkken gjennomgått av Ove Edvardsen og Irene Nilsen.
Det viste seg at det manglet en god del glass og øvrig utstyr og det ble derfor besluttet å gå til innkjøp av slikt utstyr. Det hender at vi får forespørsel om utleie for ca 100-200 personer og det er da viktig at vi har på plass nødvendige redskaper som trengs for å dekke bord til så mange personer.
Det vil være behov for supplering også i den kommende periode.
Utleiemappe:
Det er utarbeidet en mappe med aktuelle forhold som berører utleien. Dette blir gjort tilgjengelig for leietakere. I tillegg skal den til enhver tid finnes på kjøkkenet slik at leietakere kan slå opp i den og finne svar på aktuelle spørsmål.
Utleie av lokaler i 1. etasje:
Høsten 2006 ble det ryddet i 1.etasje slik at det var mulig å leie plass for vinterlagring av små og mellomstore båter. Det ble fjernet nærmere 50 tonn med jernskrap og så godt som alt som skal fjernes fra 1.etg er nå fjernet. Jernskrapet ga oss en inntekt på ca. kr. 7000.
DKM Bergen har i perioden leid ca 50 m2 lagerplass på øst side i 1. etasje.
Det arbeides nå med å legge til rette for nye lokaler for Chr. Børs i gamle fryserom.
I inneværende sesong har vi hatt 25 båter lagret i lokalet. (Inntekt ca kr.60.000)
Det er mulighet for totalt ca.30 når DKM Bergen flytter fra hall til gamle fryserom.
Port til kai området:
Det er kjøp inn -og montert kaiport i nord. Kai port vil også bli montert i Småvågen.
Brannvern / HMS / Internkontroll
Det er utarbeidet en egen mappe med brannverndokumentasjon samt lovpålagte HMS-instrukser og IK-prosedyrer for Kulturfabrikken. Prosedyrer som berører leietakere er beskrevet i utleiemappen. Det foreligger bl.a. ”Instruks ved store offentlige tilstelninger” hvor det stilles sikkerhetskrav til leietaker/arrangør.
Bygningen er klassifisert som et brannobjekt type A4. Askøy brannvesenet foretar årlige branntilsyn og utsteder tilsynsrapport. Det er fra vår side gitt tilfredsstillende tilbakemeldinger og oppfølging etter branntilsynene.
Jonas B. Torsvik er Brannvernleder for fabrikken. I perioden har det vært gjennomført kontroll av utstyr ved to anledninger. Videre er det utarbeidet Branninstruks for båter i vinteropplag i hall .
Det er inngått avtale med Inst. Håkon Olsen om årlig kontroll Brannsentral m/utstyr, samt Tyco Fire i Bergen vedr. årlig kontroll Brannslokkingsutstyr.
Sikkerhet:
Den enkelte medarbeider er selv ansvarlig for egen sikkerhet. For å ivareta dette er det utarbeidet egne sikkerhetsregler, anskaffet verneutstyr og tegnet ulykkes- og yrkesskadeforsikring for dugnadsarbeiderne.
Sommeren 2007 skjedde det en hendelse hvor en person falt ned fra et usikret stillas. Vedkommende brakk foten. For øvrig har det ikke oppstått store/alvorlige skader eller ulykker under dugnadsarbeidet.
Innbrudd:
Det har i perioden ikke vært innbrudd i fabrikken. Noen ruter er blitt knust ellers er det ikke registrert hendelser fra uvedkommende.
Lokaler for fritidsklubb:
HetlevikAlliansen har stilt lokaler til disposisjon for fritidsklubb i en egen del av fabrikken.
På bakgrunn av dette ble det drevet fritidsklubb i fabrikken fra 1997 og frem til 2003. Det har imidlertid ikke vært aktivitet i fritidsklubben etter dette. Lekkasjene i tak og inngangspartiet er tettet slik at det nå ikke er fuktighet i lokalene. I forbindelse med oppgraving, tekking og støping ble det også lagt isopor i denne delen av parkeringsplassen slik at varmetapet gjennom taket er redusert. Det gjenstår en begrenset dugnadsinnsats innvendig i lokalene før disse kan tas i bruk igjen. Dette dreier seg i hovedsak om maling, oppussing og montering av et par lysarmaturer. Dersom det viser seg at ingen ønsker å drive fritidsklubb i lokalene bør det vurderes om disse skal stilles til disposisjon for andre formål.
Forsikringer:
Det foreligger følgende forsikringer knyttet til fabrikken:
· Brannforsikring
· Innboforsikring
· Ansvarsforsikring for huseier
· Yrkesskadeforsikring for dugnadsfolk
Ferdigstillelseattest
Det er nå utferdiget ferdigstilleseattest for Kulturfabrikken.
Kulturfabrikken på Internett:
Web-sider med informasjon om Kulturfabrikken har vært tilgjengelig på Internett i hele perioden.
Besøkende kan bl.a. sende forespørsel om leie av festlokalet over nett.
Sidene som informerer om utleie av selskapslokaler har hatt flest besøk.
Økonomi, tilskudd og lån:
Investering i kaianlegg og flytebrygger har gjort at økonomien har vært meget stram med perioder hvor likviditeten har vært vanskelig. Fokus på kostnads- og inntektssiden sammen med god dialog med leverandører og samarbeidspartnerer har gjort at sluttresultatet må sees på som meget positiv. Både på kort og lang sikt vil investeringene sammen med utførte dugnadsarbeider gi et svært godt inntektsgrunnlag for Kulturfabrikken.
Refinansiering av lån har vært nødvendig både i 2006 og 2007.
I 2006 ble lånet i DnBNOR økt fra ca 350.000 kr til 500.000 kroner og i 2007 til 1.000.000 kroner.
Resterende del av statstilskuddet er fortsatt ikke utbetalt noe som betyr at vi fortsatt har kr. 219.289,- utestående fra tildelte statsmidler. Byggeregnskapet fra 1996 til 2006 er til godkjenning hos kommunerevisjonen og vil forhåpentligvis bli godkjent 1. halvår av 2008.
Leieinntekter fra selskapslokaler, lager- og kjøkkenutleie har sammen med utleie av båtplass og vinterlagring økt betydelig i perioden.
Regnskapet viser følgende hovedtall:
|
Tekst |
2006 |
2007 |
|
Inntekter |
434 601,50 |
964 500,00 |
|
Driftskostnader inkl. yrkesskadeforsikring |
-168 510,66- |
-205 211,57- |
|
Finanskostnader |
-21 802,53 |
-64 070,11 |
|
Driftsresultat |
244 288,31 |
695 218,32 |
|
Bygningsmessige kostnader, tilført eiendommens verdi |
26 823,50 |
38 745,00 |
|
Kostnader til kai/flytebrygger, tilført eiendommens verdi |
594 347,41 |
1 122 746,25 |
|
Balanse pr 31/12 |
35 980,98 |
42 327,05 |
|
Eiendommens regnskapsmessige verdi |
3 284 179,05 |
4 452 016,37 |
|
Egenkapital |
2 831 795,05 |
3 527 013,37 |
|
Gjeld |
452 384,00 |
925 003,00 |
Det vises for øvrig til de fullstendige årsregnskapene.
Innskudd i båthavnen er i sin helhet ført som inntekt. Ved oppsigelse av plass i båthavnen skal leietaker ha innskuddet tilbake. For å ha tilgjengelige midler i slike tilfeller vurderes det å opprette et fond som er øremerket for dette formålet. Det vil også være mulig å bruke midlene i et slikt fond til andre uforutsette kostnader dersom det vedtas statutter som styrer bruken. Saken er fremmet og vil bli behandles under innkomne saker på generalforsamlingen.
Det er ikke foretatt avskrivinger i regnskapene. Verdien av dugnad er på den annen side heller ikke tilført eiendommens verdi.
Dugnad:
Dugnadsarbeidet har pågått jevnt og trutt i perioden. En stabil dugnadsgjeng på 5-8 personer har vært det normale på dugnadene. I forbindelse med utlegg av flytebrygger var det ekstradugnader på lørdagene. Til sammen 8 slike dugnader. Disse dugnadene var helt nødvendig dersom vi skulle komme i havn med ferdigstilling av marina slik at vi kunne starte utleie. Dugnadene hadde stor oppslutning.
Dessverre har eierlagene vært lite representert på dugnadene. Foruten de som ”tilhører” den faste dugnadsgjengen har eierlagene i perioden glimret med sitt fravær.
Det skal nevnes at repr. fra HIL var aktive i støping av de første bryggene som ble støpt i 2006.
Samlet sett er det arbeidet mer dugnad i inneværende periode enn hva tilfellet var i den forrige.
(2004-2005)
Sommeren 2007 ble dugnaden avsluttet med en dugnadsfet for dugnadsarbeiderne. Otto serverte deilig grillmat som han og Irene hadde stelt i stand. Det ble også anledning til å slukke tørsten.
Meget velfortjent og vellykket arrangement.
Her er en liste over hovedjobbene i perioden:
· Stor rydding i hele fabrikken. Boss fjernet og sendt bort.
· Rydding av 1. etasjen
· Rydding av kaien
· Støping av flytebrygger
· Utlegg av flytebrygger
· Montering av uteliggere
· Ferdigstilt elektrisk anlegg i 1. etg.
· Ferdigstilt brannvann i 1.etg.
· Ferdigstilt elektrisk anlegg til flytebryggene.
· Ferdigstilt elektrisk tilkobling av kaikran.
· Montert lysmaster på kai
· Diverse arbeid med elektroinstallasjoner og brannalarmanlegg
· Ferdigstilt kai i sør.
· Tetting av lekkasje i taket over fritidsklubben
· Fasadearbeider
· Merking av Kulturfabrikken
· Gjenstøping av diverse åpninger i gulv og tak
· Ryddet i småvågen
Konklusjon:
2006 og 2007 har vært hektiske år. Det meste av virksomheten har vært knyttet til utbygging av bryggeanlegg, ferdigstilling av 1.etg og bygging av kai i sør.
Styret er fornøyd med at det har vært tilfredsstillende drift og utleie av Kulturfabrikken og at forholdet mellom inntekter og driftsutgifter er på rett spor.
Det er store muligheter for ytterliggere leieinntekter dersom det blir utøvd mer aktivt markedsføring av fasilitetene.
I HetlevikAlliansens formålsparagraf går det frem at alliansen, mellom lagene som er eiere av kulturfabrikken, skal bidra til å styrke fellesskapet i bygden generelt, og samarbeidet mellom lagene i bygden spesielt.
Eierlagene er nødt for å ta større ansvar for sin eiendom å sørge for at lagenes medlemmer blir mer aktive i forbindelse med dugnadsarbeid i Kulturfabrikken. Styret mener at et større engasjement fra lagenes side er høyst påkrevd dersom vi i fremtiden skal kunne være i stand til å drive Kulturfabrikken ut fra HetlevikAlliansens formåls paragraf.
Som alltid har vi fått svært mange positive tilbakemeldinger fra gjester og besøkende.
Vi er avhengig av at vi har et godt forhold til våre naboer. Det er derfor med beklagelse vi har registrert at naboer i perioder er blitt utsatt for støy og uro i forbindelse med ungdomsarrangementer som har funnet sted i Kulturfabrikken. Slik utleie vil skade Kulturfabrikkens renomme’, og Styret vil ikke at slike arrangementer skal finne sted i Kulturfabrikken.
Styret avslutter sin beretning ved å rette en stor takk til alle som i perioden har støttet opp under og deltatt i arbeidet med å bygge og drive Kulturfabrikken Marina og Kulturfabrikken på Hetlevik. En spesiell takk til leverandører som har bidratt med materiell og utstyr slik at vi har vært i stand til å holdt utgiftsiden på et mest mulig minimalt nivå.
Regnskap 2006/2007
Bekjentgjort for medlemmer og lag internt
Hetlevik, 05. mars 2008
Roald J. Larsen Irene Nilsen
Leder Nestleder
Elias Eriksen Rolf Paulsen Ove Edvardsen
Styremedlem Styremedlem Styremedlem
Vil bli lagt inn hvis.
Sak 6:Godkjenning av Utleieregler - marina
Vedlegg 1.
Sak 7:Godkjenning av leiekontrakter og utleiesatser
Styret foreslår ingen endring av leiekontrakter eller utleiesatser
Leie av lokalene til selskaper, bryllup, konfirmasjoner etc.
|
Beskrivelse |
Leggesalen |
Leggesalen+ Damperiet Småsal/Storsal |
|
Leiepris inklusiv bruk av kjøkkenet |
3000,- |
5.000,- |
|
Redusert pris for andelseiere: |
|
|
|
Andelshaver med 1-5 andeler |
2.750,- |
4.500,- |
|
Andelshaver med 6-10 andeler |
2.500,- |
4.000,- |
|
Andelshaver med 11-50 andeler |
2.250.- |
3.500,- |
|
Andelshaver med 51-100 andeler |
2.000,- |
3.000,- |
|
Andelshaver med mer enn 100 andeler |
1.500,- |
2.500,- |
Leie av Damperiet til ”ikke inntektsbringende” konserter eller andre kulturarrangement på søndag ettermiddag eller ukedager (for lag som ikke er tilsluttet alliansen). Arrangement med lynutlodning for å dekke utgifter til arrangementet regnes som ikke inntektsbringende.
Normalsats: Kr. 2.500,-
Leie av fabrikken til større inntektsbringende konsertarrangement, dansekvelder, blåturer etc.
Normalsats: Kr. 10.000,-
Leieprisene veiledende. Kontakt oss for tilbud ved spesielle arrangement.
Renhold er ikke inkludert i prisene. Leietakerne må selv forestå renhold etter bruk eller betale ekstra for dette.
Leie av båtplass i Kulturfabrikken Marina :
2.5m - 3.0m - 3.5m - 4.0m - og 4.5 meter.
Pris pr. båtbredde fastsettes til henholdsvis kr. 3000 - 3.500 - 4000 - 4.500 og 5.500kr pr.år.
Leie av lokaler:
Lokaler som i dag er utleid i hovedetasje og tårn reguleres med 5 % fra 01.06. 2008.
Sak 7:Godkjenning av nye satser for renhold(HML)
HML godtgjøres med kr. 600 pr. uke for renhold.
Sak 8: Fastsetting av timeverdi ved dugnadsarbeid som gir rett til andeler
Styret foreslår at timeverdien ved dugnadsarbeid som gir rett til andeler videreføres uendret (Kr. 25,- pr time).
Fastsetting av timeverdi ved dugnadsarbeid i Kulturfabrikken Marina:
Styret foreslår at timeverdien ved dugnadsarbeid settes til kr.50,- 8 timer/år: totalt 400,-.
Styret ber om generalforsamlingens fullmakt til å justere satsene etter vurdering.
Dugnadstimer kan benyttes i Marina eller på Kulturfabrikken, fortrinnsvis vår/sensommer.
De som ikke deltar på dugnad faktureres for fastsatt verdi.
Sak 9 - Planer og budsjett
Styrets forslag til planer for 2008 og 2009
Det viktigste forholdet i 2008 og 2009 blir å få til en god drift hvor inntekter og utgifter balanserer uten at eierlagene trenger å betale for sin bruk av huset.
En videreutvikling og forbedring av rutinene for utleie, tilsyn og oppfølging er nødvendig for å lykkes med dette.
Det er styret klare mål at huset i størst mulig grad skal stilles gratis til disposisjon for eierne.
Det planlegges derfor ikke å ta betaling for lagenes bruk til trening eller øving verken på ukedager eller i helger hvor det ikke er inntektsbringende utleie. Inntil videre må lagene likevel belage seg på å betale leie for bruk at huset til inntektsbringene arrangementer.
Det er søkt om utvidelse av flytebrygge anlegget. Søknaden er behandlet i Fiskeridirektorat og Bergen og Omland Havnevesen uten merknader og utvidelsen vil trolig bli godkjent i nær fremtid.
Skal anlegget bygges fullt ut vil det muligens være behov for ytterligere låne opptak. Styret ber om utvidet fullmakt til å belåne Kulturfabrikken ytterligere dersom styret finner det påkrev i forbindelse med utvidelse av marina.
Sammen med båtopplag i 1. etasje vil dette på sikt gi gode inntekter.
Det er ikke usannsynlig at marina og båtopplag alene kan innbringe i overkant av kr.600.000 i leieinntekter.
Etter hvert som denne utleievirksomheten vokser er det naturlig å etablere en egen gruppe som ivaretar driften dette.
Målet med etableringen er å skaffe inntekter til den totale driften av Kulturfabrikken.
Foruten arbeid med inntektsbringende aktiviteter vil Styret har følgende planer for anskaffelser og dugnadsarbeider:
· Sikre bygg i henhold til brann pålegg.
· Ferdigstillelse av nytt lokale for eiere av Chr. Børs.
· Rive gammelt lokale hvor Chr. Børs har hatt tilhold.
· Ferdiggjøring av fasaden på øst
· Ferdiggjøring av fasade på nord
· Skifte vinduer på kjøkken.
· Oppussing av kjøkken
· Montering av port ved hovedinngang nord side.
· Anskaffelse og montering av kaiport på østside.
· Etterjustere forankring av flytebrygger.
· Utlegging av nye flytebrygger.
· Montering av ovner på kjøkkenet
· Installering av styresystem for lys og varme
· Støvbinding av gulv betonggulv i korridor og tårn
· Restaurering av fasaden på sørsiden
I tillegg bør arbeidet med finansiering og bygging av garderobe- og dusjanlegg igangsettes i perioden.
|
Styrets budsjettforslag for 2008 og 2009 Dette må utarbeides senere. | ||||
|
Inntekter |
2008 |
2009 | ||
|
Kommunalt tilskudd |
10 000,00 |
|
10 000,00 |
|
|
Lokalleie |
100 000,00 |
(135.000) |
120 000,00 |
|
|
Leie av kai og båtplass |
50 000,00 |
(274.000) |
100 000,00 |
|
|
Båtopplag og lagerleie |
25 000,00 |
(102.000) |
40 000,00 |
|
|
Statsstøtte lokale kulturbygg |
220 000,00 |
(220000) |
0,00 |
|
|
Andre inntekter/refinans/lån/innskudd el.l. |
250 000,00 |
|
100 000,00 |
|
|
Sum inntekter |
655 000,00 |
655 000,00 |
370 000,00 |
370 000,00 |
|
|
|
|
|
|
|
Driftsutgifter |
|
|
|
|
|
Elektrisitet og varme |
60 000,00 |
|
60 000,00 |
|
|
Kommunale avgifter |
8 000,00 |
|
9 000,00 |
|
|
Renovasjon |
5 000,00 |
|
6 000,00 |
|
|
Renhold |
22 000,00 |
|
24 000,00 |
|
|
Rekvisita, vaskemidler, papir etc. |
15 000,00 |
|
16 000,00 |
|
|
Forsikring |
25 000,00 |
|
25 000,00 |
|
|
Diverse utgifter |
5 000,00 |
|
5 000,00 |
|
|
Sum driftsutgifter |
140 000,00 |
-140 000,00 |
145 000,00 |
-145 000,00 |
|
|
|
|
|
|
|
Byggeutgifter |
|
|
|
|
|
Avdrag og renter på lån |
75 000,00 |
|
|
|
|
Nedbetaling av byggelån |
250 000,00 |
|
|
|
|
Kaikran |
100 000,00 |
|
0,00 |
|
|
Flytebrygger |
175 000,00 |
|
175 000,00 |
|
|
Bygging av kai på sørside |
75 000,00 |
|
|
|
|
Div bygnings- og vedlikeholdsmateriell |
50 000,00 |
|
50 000,00 |
|
|
Sum byggeutgifter |
725 000,00 |
-725 000,00 |
225 000,00 |
-225 000,00 |
|
|
|
|
|
|
|
Årsresultat |
|
-210 000,00 |
|
0,00 |
Sak 10: Valg
Valgkomiteen legger frem sine forslag på møtet.
Vedlegg 1: HetlevikAlliansen
§ 1 Utleiers navn er Hetlevikalliansen.
Alliansens brygger er i tilknytning til kulturfabrikken i Hetlevik – Askøy.
Alliansens organisasjonsnummer i Enhetsregisteret er 980169391.
§ 2 Hetlevikalliansens formål er
- å rehabilitere og drive Hetlevik Industrihus, heretter kalt fabrikken.
- bidra til å styrke fellesskapet i bygden generelt, og samarbeidet mellom
lagene i bygden spesielt.
- å opparbeide en tidsmessig båthavn og opplagsplass for båter er en oppgave som på grunn av kulturfabrikkens muligheter naturlig passer for Hetlevikalliansen.
§ 3 Hetlevikalliansen ledes av et hovedstyre bestående av
- leder, nestleder, sekretær, 2 styremedlemmer og 2 varamedlemmer.
Disse er valgt for 2 år om gangen.
Styret har generell fullmakt til å gjennomføre de planer generalforsamlingen har vedtatt. Videre har styret fullmakt til å leie ut lokaler/kaiplass og fastsette utleiepriser for dette. Omfang av kaiutleie, opplagsplass, og priser for dette, skal godkjennes av første etterfølgende generalforsamling.
Styret utpeker en Havnesjef som er ansvarlig for utbygging og drift av bryggeanlegg. Han skal fremme forslag til styret om endringer, innkjøp av materiell etc. Båtplassering ved avvik fra havnekart gjennom sesongen er havnesjefens ansvar (jfr. § 5). Styret utpeker også en Assisterende havnesjef som avlaster havnesjefen. Disse følger opp fremmøte til dugnad og vakter.
§ 4 Alle båteiere har rett til å søke båtplass hos Hetlevikalliansen. Dersom man får tildelt båtplass må man ha, opparbeide ved ordinær dugnad i kulturfabrikken, eller kjøpe en privat andel i Hetlevikalliansen før man kan ta plassen i bruk. Denne andelen koster kr 1000,- og den og dens rettigheter kan ikke overdras til andre.Søknad om båtplass sendes styret og behandles av styret eller den styret gir fullmakt til dette. Tildelt plass kan ikke fremleies.
§ 5 Havnekart settes hvert år opp av en komité bestående av leder, havnesjef og assisterende havnesjef. Fortøyningsplass i flytebrygger tildeles etter ansiennitet som privat andelshaver i alliansen. Det er ikke anledning å reservere samme båtplass lengre frem enn for kommende sesong.
§ 6 For å opprettholde sin plass i anlegget må man hvert år betale sine pålagte forpliktelser i form av leie, eventuelle fortøynings- og havneavgifter, samt delta i pålagt dugnad og vaktordninger.
§ 7 Leietakere som av forskjellige årsaker (salg av båt, havari, midlertidig flytting etc.) ikke akter å bruke sin fortøyningsplass i en eller flere sesonger skal gi melding (herom) til havnesjef. Dersom leieretten til båtplass i slike tilfeller skal holdes i hevd, må leietaker betale sine forpliktelser fullt. Denne regel gjelder maksimum tre -3 - påfølgende sesonger. Deretter blir tildeling av ny båtplass i henhold til ansiennitet som andelshaver i alliansen. Styret kan i særtilfeller fremleie båtplassen for leietakere. Egen fremleie er ikke tillatt.
§ 8 Leien består av:
- Kjøp eller opparbeiding gjennom ordinær dugnad av privat andel i Hetlevikalliansen (refunderes ikke).
- Årlig leie etter gjeldende satser. (satsene bestemmes ut ifra bredde og lengde på båt).
- Innskudd ved første gangs tildeling av båtplass etter gjeldende satser.
- Innskudd betales tilbake uten renter ved opphør av leie.
Størrelse på leie og innskudd fastsettes av styret. Satsene skal godkjennes på første generalforsamling i Hetlevikalliansen etter eventuelle endringer.
For tiden er satsene som følger:
BREDDE LENGDE INNSKUDD LEIE
INNTIL INNTIL ORDINÆR REDUSERT * PR ÅR
2,5 MTR 20 FOT 10000 0 *** 3000
3,5 MTR 25 FOT 10000 0 *** 4000
4,5 MTR 33 FOT 10000 0 *** 5000
I ettertid (den 30/01- 2007) ble det avholt et møte hvor Rolf, Jonas, Bjarte og Elias behandlet et forslag fra Jonas som det ble bred enighet om .
Forslaget gikk ut på å inndele i 5 båtbredder:
2.5m - 3.0m - 3.5m - 4.0m - og 4.5 meter.
Pris pr. båtbredde er satt til henholdsvis kr. 3000 - 3.500 - 4000 - 4.500 og 5.500kr pr.år.
Med bakgrunn i dette forslag ble det vedtatt å endre utleiereglene i tråd med Jonas forslag til bredde/pris.
* REDUSERT INNSKUDD OG LEIE GJELDER KUN PRIVAT ANDELSHAVER MED MINST 10 ANDELER. Disse andelene må være opparbeidet gjennom ordinær dugnad (ikke havnedugnad). Redusert innskudd kan kun oppnås for 1 båtplass.
*** INNTIL VIDERE MÅ PRIVATE ANDELSHAVERE SOM HAR RETT TIL REDUSERT INNSKUDD BETALE INN KR 7500 VED TILDELING AV BÅTPLASS, BELØPET BETALES TILBAKE FULLT UT INNEN 3 ÅR.
Leien skal betales forskuddsvis og omgående etter regning. Leietakere som skylder leie/eller innskudd etter purring kan risikere å miste sin båtplass. Kun styret kan i særtilfeller gi utsettelser.
§ 9 Leietakere har dugnadsplikt på bryggene. Dette er en egen havnedugnad som faller utenom alliansens øvrige dugnadsarbeid. Hovedstyret i alliansen bestemmer hvor mange dugnadstimer leietakerne skal yte i sesongen. Dersom innkalt leietaker ikke møter til dugnad, og heller ikke har skaffet til veie stedfortreder,ilegges gebyr for manglende dugnad etter gjeldende satser. Leietaker har krav på 14 dagers varsel før dugnad.. Meld fra til havnesjef i god tid dersom fremmøte uteblir.
Satsene for gebyr for manglende dugnad bestemmes av styret og godkjennes av generalforsamling i alliansen. Leietakere kan fritas for dugnadsplikt av helsemessige årsaker. Minstealder for dugnad er 18 år.
Leietakere som har båt i anlegget har plikt til nattevakter og beredskapsvakter etter styrets vedtak. Dette gjelder ved ekstraordinære situasjoner ved for eksempel gjentatte tilfeller av tyveri og hærverk på båtene i anlegget. Minstealder for nattevakt er 18 år.
Leietakere som unnlater å møte til pålagte vakter blir å ilegge ekstra gebyr. Satsene bestemmes av styret og godkjennes av generalforsamling i alliansen.
§ 10 Leietakere som misbruker anlegget, som opptrer ukollegialt eller ved sin adferd vekker anstøt, eller som ikke opptrer i overensstemmelse med utleie- og havne- regler, skal av styret gies skriftlig advarsel. I gjentagelsestilfeller kan vedkommende sies opp midlertidig fra sin plass i anlegget av styret inntil neste generalforsamling i Hetlevikalliansen fatter endelig beslutning om bortvisning.
§ 11 Hetlevikalliansen er ikke ansvarlig for skader som blir tilført fartøyene på alliansens område. Alliansen hefter ikke for innbrudd eller sabotasje.
§ 12 Alle med tildelt båtplass i Hetlevikalliansen sitt havneområde plikter å ha sin båt forsikret mot skade som eventuelt blir påført anlegg eller andre båter i havnen.
§ 13 Båteiere forplikter å ha forsvarlige fortøyninger, samt å vedlikeholde sitt fartøy og holde det i forsvarlig sjødyktig stand, og rette seg etter de til enhver tid gjeldende instrukser.
§ 14 Leietakere har rett til å få utlevert nøkler til havneområdet mot å betale depositum på kroner 200,- pr. nøkkel. Alle leietakere har gjensidig plikt til å påse at havnen holdes låst til enhver tid.
§ 15 Oppsigelse av båtplass skal sendes havnesjef eller styreleder enten pr. brev eller pr. e-post. Slik melding skal sendes med minst 60 dagers varsel. Er det gitt kortere varsel enn 60 dager vil alliansen fakturere leie fra dato for mottatt melding og 60 dager frem i tid. Full sesong regnes fra 1.mai til 31.oktober.
§ 16 I tillegg til disse uleieregler er utferdiget bryggeregler som leietakere plikter å følge. Havnesjef har fullmakt til å utarbeide en vaktinstruks ved behov for dette.
§ 17 Endringer i utleiereglene kan vedtas av Alliansens styre. Endringene skal godkjennes av alliansens generalforsamling.
VEDTATT av Alliansens styre Leiekontrakt akseptert :
19. mars 2006
SISTE REVISJON
30.januar 2007 *
Sted Dato Underskrift